L'organizzazione di un evento pubblico è senza dubbio molto più impegnativa rispetto all'organizzazione di un evento privato, poiché oltre a preoccuparci di renderlo piacevole per i partecipanti dobbiamo anche dare conto alle autorità di vari aspetti e rispettare molte norme. L'aspetto burocratico, in effetti, è un ostacolo che può scoraggiare chi intende organizzare un evento pubblico, come un concerto o una manifestazione.
La differenza fra gli eventi pubblici e quelli privati sta principalmente nel fatto che a quelli pubblici può accedere chiunque (a volte il requisito per accedere è l'acquisto di un biglietto, che comunque può effettuare chiunque) mentre a quelli privati solo gli invitati. Si capisce, quindi, perché gli eventi pubblici richiedano il rispetto di particolari regole, essendo molto più probabile che si creino situazioni di pericolo o di fastidio per chi non vi partecipa. Ricordiamo che gli eventi pubblici possono consistere in celebrazioni, eventi artistici e di intrattenimento, competizioni sportive, inaugurazioni o cerimonie di apertura.
Vediamo ora i vari step, dalla pianificazione dell'evento alla procedura burocratica da seguire per allestire un evento pubblico, fino alla fase di vero e proprio allestimento.
Pianificazione dell'evento
Dal punto di vista della pianificazione, per organizzare un evento è necessario stabilire il momento preciso in cui si vuole svolgere, e anche in base a questo scegliere la location per evitare brutte sorprese a causa del maltempo. Inoltre bisogna avere ben chiaro l'obiettivo della manifestazione, altrimenti sarà molto difficile prendere decisioni relative al suo allestimento: stabilire quanti ospiti si vogliono attrarre e cosa si vuole ottenere è fondamentale. Stabilito ciò si può procedere alla fase burocratica, che è la più ostica.
Aspetti burocratici
Per organizzare un evento pubblico è necessario inviare la documentazione necessaria allo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP) del Comune dove si terrà l'evento. In particolare, si dovrà procedere nel seguente modo:
- Se i partecipanti all'evento saranno meno di 200 e l'evento terminerà prima di mezzanotte bisogna presentare al SUAP una segnalazione certificata di inizio attività e una relazione di un tecnico che attesti la sicurezza dell'evento;
- Se i partecipanti saranno più di 200 e/o l'evento finirà dopo la mezzanotte, invece, sarà necessaria un'autorizzazione del Comune, che si avrà a seguito del parere favorevole della Commissione di Vigilanza Comunale per i Pubblici Spettacoli;
- Se l'evento avrà luogo su suolo pubblico bisogna pagare un canone, tranne in presenza del patrocinio dell'evento del Comune;
- L'organizzatore dovrà inviare al SUAP il piano d'emergenza dell'evento pubblico;
- Sarà necessario compilare l'algoritmo di Maurer, che serve a valutare la pericolosità dell'evento e la portata eventuale dei soccorsi;
- L'organizzatore dovrà pagare le spese del personale della Polizia Locale che servirà a garantire la sicurezza e la gestione del traffico per lo svolgimento dell'evento;
- Se l'uso di impianti di diffusione sonora o la musica non superano i limiti consentiti di impatto acustico in quella zona bisogna presentare una comunicazione sull'impatto acustico al SUAP;
- Se l'uso degli impianti o la musica superano i suddetti limiti sarà necessaria un'autorizzazione del Comune, che si ottiene con la presentazione di un documento redatto da un tecnico e contenente le misure per ridurre o eliminare l'impatto acustico.
Allestimento dell'evento
Svolte la fase di pianificazione e quella burocratica non resta che procedere alla parte più concreta: l'allestimento dell'evento. In questa fase risulterà molto d'aiuto il lavoro di pianificazione svolto nella prima fase per non dimenticare nulla. Si procederà a noleggiare le infrastrutture e le attrezzature necessarie (palchi, transenne, strumenti audio-video, etc…) e selezionare il personale che dovrà svolgere mansioni di assistenza tecnica, sicurezza, catering e così via.
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