In alcuni casi quindi, specificamente regolamentati, la conservazione sostitutiva è equiparata a quella cartacea, con gli evidenti risparmi sia in termini di occupazione di spazio che di facilità nel reperimento delle informazioni e relativi riferimenti incrociati.
I documenti conservabili in questo modo sono essenzialmente in due formati: elettronico o cartaceo.
Nel primo caso è sufficiente un riferimento di data precisa ed una firma digitale appositamente richiesta per ottemperare alla normativa, mentre nel secondo caso vi è qualche passaggio in più rappresentato dall’archiviazione ottica e da quelle procedure necessarie a fornire alla conservazione sostitutiva il suo valore legale.
La firma digitale di cui sopra è una sorta di chiave di riconoscimento in formato criptato e numerico che attesta l’identità dell’autore. Viene rilasciata dagli appositi organismi e serve appunto per la certificazione di conformità all’originale dei documenti archiviati.
La distruzione dei documenti originali cartacei può avvenire solo dopo l’avvenuta certificazione della corretta conclusione della procedura di archiviazione sostitutiva.
Per la complessità delle operazioni necessarie, la conservazione sostitutiva viene spesso adottata dalle amministrazioni pubbliche e molto più raramente dalle imprese private, che spesso optano per un’archiviazione documentale conservativa.
Il risultato finale è sempre il risparmio di tutti quegli spazi dedicati agli archivi cartacei mentre dal punto di vista temporale il risparmio avviene nel momento in cui si acceda ad un documento conservato in formato elettronico.
L’abbattimento dei costi di gestione così ottenuto è spesso notevolissimo e sarebbe auspicabile uno snellimento per le procedure anche per quanto riguarda le imprese che potrebbero così convertire anche esse gli archivi cartacei e fiscali in formato elettronico.
Un metodo alternativo per la conservazione sostitutiva dei documenti è prodotto da Datasis.